Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem serwisu Archiwum Ofert jest Hubert Plak, działalność nierejestrowana, ul. Traugutta 24/9, 85-122 Bydgoszcz, Polska. Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@archiwumofert.pl.

Polityka dotyczy serwisu archiwumofert.pl i usług świadczonych za jego pośrednictwem. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców z Polski.

W odniesieniu do danych osobowych występujących w archiwizowanych ofertach administratorem danych może być sprzedawca korzystający z usługi. W zakresie, w jakim operator przetwarza takie dane na polecenie sprzedawcy, pełni rolę podmiotu przetwarzającego. Odpowiednie warunki określa umowa powierzenia przetwarzania danych, jeżeli jest wymagana zgodnie z art. 28 RODO.

2. Zakres przetwarzanych danych

A. Dane konta i użytkowników

• Adres e-mail, dane uwierzytelniające w postaci zabezpieczonego skrótu hasła, stan aktywacji konta i daty logowania.
• Dane organizacji i abonamentu, w tym informacje o okresie próbnym i aktywności usługi.
• Numer zaakceptowanej wersji Regulaminu i umowy powierzenia danych, data akceptacji, identyfikator użytkownika, treść oświadczenia i kopia zaakceptowanej umowy.
• Pseudonimowe skróty HMAC adresu e-mail, NIP-u (jeżeli podany) i identyfikatora konta Allegro, wykorzystywane do przeciwdziałania ponownemu korzystaniu z jednorazowego triala.

Podczas rejestracji wymagane są wyłącznie adres e-mail i hasło. Aktywacja konta oraz możliwość logowania wymagają potwierdzenia adresu e-mail. Dane firmy i adres e-mail do faktur użytkownik uzupełnia później, przed skorzystaniem z płatnego abonamentu.

B. Dane firmowe i rozliczeniowe

• Nazwa firmy, NIP, adres i inne dane wymagane do wystawienia dokumentu rozliczeniowego.
• Adres e-mail do faktur oraz informacje dotyczące płatności i dokumentów sprzedaży.

C. Dane z Allegro REST API

• Identyfikatory połączonych kont Allegro oraz tokeny autoryzacyjne OAuth.
• Dane ofert aktywnych i zakończonych: identyfikatory, tytuły, opisy, ceny, dostępne ilości, zdjęcia, załączniki, statusy i ustawienia publikacji.
• Powiązane dane produktów, kategorii, parametrów, wariantów oraz warunków sprzedaży, dostaw, zwrotów, reklamacji i gwarancji.
• Informacje o producentach i podmiotach odpowiedzialnych za produkty, w tym dane kontaktowe związane z wymaganiami GPSR, a także inne dane i dokumenty dostępne w ramach uprawnień udzielonych aplikacji.

Materiały dołączone do ofert mogą zawierać dane osobowe osób trzecich. Aplikacja nie pobiera z Allegro zamówień ani danych kupujących. Nie wyklucza to występowania danych osobowych w opisach lub załącznikach samych ofert.

D. Dane techniczne

• Adresy IP, identyfikatory sesji i podstawowe informacje o przeglądarce lub urządzeniu.
• Daty i godziny logowań, zdarzenia techniczne, błędy oraz informacje o próbach nieuprawnionego dostępu i zastosowanych zabezpieczeniach.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Rejestracja i świadczenie usługi: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy.
• Obsługa osób reprezentujących firmy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na komunikacji i wykonaniu umowy z klientem biznesowym.
• Obsługa płatności i obowiązków podatkowych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Bezpieczeństwo kont i serwisu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na wykrywaniu i zapobieganiu nadużyciom, w tym wielokrotnemu korzystaniu z jednorazowego triala. W tym celu wykorzystywane są identyfikatory pseudonimizowane przy użyciu kluczowanego skrótu HMAC.
• Kontakt, zgłoszenia i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, odpowiednio do sytuacji.

Jeżeli dane osobowe zawarte w ofertach przetwarzane są na rzecz sprzedawcy jako administratora, to ten sprzedawca określa cele i podstawy prawne ich przetwarzania. Operator działa w takim zakresie na udokumentowane polecenie administratora.

4. Integracja z Allegro

Połączenie konta Allegro odbywa się za pomocą oficjalnego OAuth 2.0. Użytkownik loguje się w Allegro i zatwierdza uprawnienia. Archiwum Ofert nie pozyskuje ani nie przechowuje haseł do Allegro.

Dane ofert służą utworzeniu prywatnego archiwum oraz ponownemu wystawianiu ofert na koncie Allegro, wyłącznie po zainicjowaniu odpowiedniej operacji przez użytkownika. Nie są wykorzystywane do budowania publicznego katalogu ani udostępniania prywatnych archiwów osobom nieuprawnionym.

Odłączenie konta Allegro zatrzymuje synchronizację i powoduje usunięcie przechowywanych tokenów autoryzacyjnych. Samo odłączenie nie oznacza usunięcia wcześniej zarchiwizowanych ofert; użytkownik może osobno zlecić ich usunięcie.

5. Odbiorcy danych i miejsce przetwarzania

Dostawcą infrastruktury hostingowej i poczty elektronicznej jest obecnie dhosting. Dane mogą być ujawniane dostawcom usług niezbędnych do funkcjonowania serwisu, bankom obsługującym płatności oraz organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, wyłącznie w odpowiednim zakresie.

Rozliczenia abonamentów są obsługiwane ręcznie, bez automatycznego połączenia z zewnętrznym systemem księgowym. Serwis nie korzysta z integracji z Baselinkerem ani ERLI do pobierania zamówień lub danych kupujących.

Operator przyjął zasadę korzystania z usług i infrastruktury przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Aktualny dostawca hostingu potwierdził lokalizację infrastruktury. W razie zmiany dostawcy operator zapewni utrzymanie przyjętych zasad ochrony danych i zaktualizuje informacje w odpowiednim zakresie.

Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane innym podmiotom na potrzeby ich marketingu.

6. Przechowywanie i usuwanie danych

A. Dane konta

Dane konta są przetwarzane w okresie korzystania z usługi. Po skutecznym żądaniu jego usunięcia usuwane są bez zbędnej zwłoki, z wyjątkiem danych wymaganych przez przepisy prawa lub potrzebnych do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń. Żądanie można zgłosić na adres kontakt@archiwumofert.pl.

B. Archiwum ofert po zakończeniu usługi

Przyjęty okres zachowania archiwum po zakończeniu 14-dniowego okresu próbnego lub wygaśnięciu płatnego abonamentu wynosi 30 dni. Po tym okresie archiwum powinno zostać usunięte, o ile użytkownik nie wznowił usługi i nie występuje inna prawna podstawa dalszego przechowywania.

Automatyczne usuwanie archiwum po wygaśnięciu usługi nie jest jeszcze uruchomione. Do czasu wdrożenia tej funkcji użytkownik może zlecić usunięcie danych przez kontakt z operatorem; samo wygaśnięcie usługi nie gwarantuje obecnie automatycznego skasowania archiwum w tym terminie. Procedura automatyzacji usuwania jest przygotowywana.

C. Zdjęcia i pozostałe pliki

Dla zdjęć i plików archiwalnych nie są tworzone osobne kopie zapasowe. Pliki przeznaczone do usunięcia są wyłączane z normalnego udostępniania; ich fizyczne usunięcie następuje w ramach procesu porządkowania zasobów. Przyjęty maksymalny okres przechowywania plików oznaczonych do usunięcia wynosi 30 dni.

D. Kopie bazy danych

Kopie zapasowe bazy danych są przechowywane przez 7 dni, po czym są usuwane lub nadpisywane w cyklu retencji. Dane skasowane z bazy operacyjnej mogą do tego czasu pozostawać w kopiach zapasowych.

E. Logi techniczne i bezpieczeństwa

Przyjęty okres przechowywania zwykłych logów wynosi 90 dni. Informacje dotyczące konkretnych incydentów mogą być zachowane dłużej, gdy jest to konieczne do ich wyjaśnienia lub ochrony przed roszczeniami. Mechanizm egzekwowania tego okresu podlega weryfikacji przy wdrażaniu automatycznej retencji danych.

F. Ewidencja akceptacji i zapobieganie nadużyciom triala

Rejestr akceptacji regulaminu jest przechowywany przez okres korzystania z usługi, a następnie odpowiednio do okresu koniecznego do wykazania zawarcia umowy lub obrony roszczeń. Skróty identyfikatorów wykorzystywanych do jednorazowego triala mogą być zachowane po zamknięciu konta, przez okres, w którym jest to niezbędne dla zapobiegania wielokrotnemu uzyskiwaniu tego samego świadczenia. Zasadność dalszego przechowywania podlega ocenie, a żądania związane z prawami osób rozpatrywane są indywidualnie.

G. Rozliczenia

Dokumenty rozliczeniowe i związane z nimi dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i innymi właściwymi przepisami, także po usunięciu konta użytkownika.

7. Bezpieczeństwo przetwarzania

Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą i ujawnieniem. Obejmują one szyfrowanie transmisji HTTPS, przechowywanie haseł jako skrótów kryptograficznych, ochronę tokenów Allegro, ograniczanie uprawnień dostępu, rozdzielenie danych organizacji, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa, automatyczne ograniczanie podejrzanej aktywności oraz kopie zapasowe bazy danych.

Ochrona danych podlega bieżącej ocenie, a środki bezpieczeństwa są dostosowywane do charakteru usługi i wykrytych zagrożeń.

8. Cookies

Serwis wykorzystuje wyłącznie techniczne pliki cookies niezbędne do utrzymania sesji, uwierzytelniania i zabezpieczania formularzy. Nie korzysta z cookies reklamowych ani z analityki służącej marketingowemu śledzeniu użytkowników.

Zablokowanie cookies niezbędnych w przeglądarce może uniemożliwić zalogowanie się lub korzystanie z części funkcjonalności.

9. Komunikacja elektroniczna

Adres e-mail służy do wysyłania wiadomości związanych z usługą, w szczególności potwierdzeń rejestracji, linków aktywacyjnych, informacji o logowaniu i bezpieczeństwie, resetowaniu hasła, abonamentach, rozliczeniach i komunikatów technicznych.

Operator nie prowadzi wysyłki newslettera ani wiadomości marketingowych na podstawie danych użytkowników.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

W sytuacjach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa dostępu, uzyskania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora. Zakres każdego prawa zależy od podstawy i okoliczności przetwarzania.

Wnioski należy wysyłać na kontakt@archiwumofert.pl. Operator odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca, z możliwością przedłużenia zgodnie z RODO. Jeśli będzie to konieczne do ochrony danych, może poprosić o dodatkową weryfikację tożsamości.

W przypadku danych przetwarzanych na rzecz sprzedawcy będącego ich administratorem operator współpracuje z nim przy realizacji praw osób, których dane dotyczą.

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

11. Automatyczne mechanizmy bezpieczeństwa

Aplikacja może automatycznie wykrywać podejrzaną aktywność, w tym liczne nieudane próby logowania, i czasowo blokować dostęp z określonego adresu IP. Służy to ochronie danych oraz infrastruktury. W razie nieuzasadnionej blokady można skontaktować się z operatorem.

Serwis nie prowadzi profilowania marketingowego ani nie wykorzystuje wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osoby fizyczne w rozumieniu art. 22 RODO.

12. Obowiązek podania danych

Do założenia konta wymagane jest podanie adresu e-mail i hasła. Potwierdzenie adresu e-mail jest konieczne do rozpoczęcia logowania. Brak tych danych uniemożliwia rejestrację.

Dane firmy (nazwa, NIP i adres) oraz e-mail do faktur są wymagane dopiero przed rozpoczęciem płatnego abonamentu. Podłączenie konta Allegro jest dobrowolne, ale niezbędne do funkcji wymagających pobierania lub publikowania ofert przez Allegro REST API.

13. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów, funkcjonalności aplikacji, sposobu przetwarzania danych lub dostawców infrastruktury. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani przez serwis lub pocztę elektroniczną stosownie do okoliczności.

Aktualna wersja dokumentu jest dostępna pod adresem https://archiwumofert.pl/polityka-prywatnosci.